5 tanács az irodaberendezéshez.

1.Az irodatervezés növelheti a hatékonyságot? (Harry’s tanulmány), New York

A Harry’s korábbi székhelye egy 280 négyzetméteres loft iroda volt a New York-i SoHo szomszédságában. Kezdetben a nyitott irodában elég hely volt az egyéni munkavégzésre és a csapatmunkára is. Késõbb, amikor a cég létszáma elérte a 65 fõt, az egyéni munkaállomások már elfoglalták a területet, az embereknek a lépcsőházba kellett kimenni, ha telefonálni akartak, és a két konferenciaterem is kevésnek bizonyult. A meglévő munkatársak még csak tolerálták a helyzetet, de az új munkaerő bevonzása már problémákba ütközött. Elérkezett az idő, hogy a cég új irodába költözzön. A korábbi problémák elkerülésére a Harry’s bevonta a Tractor tervezőirodát és a Herman Millert, hogy a Living Office koncepciónak megfelelően együtt alakítsák ki a 2.415 nm irodát. A munkatársakat is bevonták a folyamatba és a fókuszcsoportos megkérdezés eredménye az volt, hogy a korábbi kaotikus állapotok miatt inkább formális, mint informális elrendezést szeretnének, mert az eredményességhez szükségesnek tartják a strukturált munkavégzést és az ennek megfelelő irodaberendezést. A nyitott iroda helyett a szeparált egyéni munkahelyeket részesítették előnyben, természetesen megfelelő számú konferenciateremmel, tárgyalóval, kétszemélyes chat-roomal és foteles pihenő szigetekkel kiegészítve, amelyek megfelelő kommunikációs helyszíneket jelentenek. A Herman Miller hangszigetelt „Haven” munkahelyein elvonulhatnak a kollégák és nyugodt környezetben egyedül dolgozhatnak, a „Cove” kitűnően alkalmas a gyors projektmegbeszélésekre, az egyéni és projektmunkára is megfelelő „Hive”-ban a munkatársak megnézhetik az emailj-eiket vagy rövid egy-két fős megbeszélést is folytathatnak, a „Clubhouse”-ban pedig a hosszabb projektek kidolgozása is folyhat a kreativitást is elősegítő foteles szigeteken. Az új iroda értékelésénél a fókuszcsoport 70 százaléka gondolta úgy, hogy az új munkahelyi környezetben gyorsabban és hatékonyabban tudnak dolgozni, 98 százalékuk pedig büszke, amikor megmutatja az ügyfeleknek, vendégeknek az irodát. A „Jump Space”-ben kényelmes hely van a belsõ és külső megbeszélések folytatására. Az új iroda biztonságot nyújt az alkalmazottaknak, mert a kényelmes munkahelyeken az emberek kevesebbet aggódnak és jobban tudnak a munkájukra koncentrálni. Az autonómiát pedig az növeli, hogy kedvük és igényük szerint választhatják meg, hogy melyik területen dolgozzanak az irodában. A Living Office vezetőjük számára nemcsak azt jelenti, hogy élőbb, aktívabb és kommunikatívabb a tér, de azt is, hogy lehetővé teszi a folyamatos fejlődést és tanulást.
 

2. Slack and Company, Chicago

A business-to-business marketing cég irodáinak nagy ablakai a Chicago folyóra néznek. Minden munkahely mellől szép kilátás nyílik a városra, ami megfelelő perspektívát jelent a cégnek és a munkatársaknak is. Alapítójuk, Gary Slack is reggelente egy csésze kávéval a kezében nézi a folyón elvonuló hajókat. Új irodájukban saját munkahelyét is a munkatársai közé helyezte el, hogy rögtön értesüljön a felmerülő kérdésekről. Az iroda bővítését az A&D cégre és a Herman Millerre bízta. Célja az volt, hogy olyan barátságos munkahely jöjjön létre, ahová a reggeli ébredés után szívesen jönnek be dolgozni a munkatársak. Az iroda középpontját a „Plaza” alkotja, amely hívogatóan kényelmes berendezésével nemcsak a cég kommunikációs központja, ahol szívesen beszélgetnek és kávéznak a kollégák, de a nagy kivetítőn az ügyfeleknek is tarthatnak prezentációkat a kellemes környezetben, akár a foteleken és szófákon ülve. A „Cove” és a „Workshop” ideális helyszín a gyors megbeszéléseknek, a mobil whiteboardokon bemutathatják az aktuális projekteket. A Herman Miller Canvas Office Landscape asztalait alacsony paravánok határolják, amelyek némi személyes teret is engednek, de szabad kommunikációt is a többi kollégával. Az iroda nem egy múzeum, hanem egy élő tér, amelynek egyedi jellege van, így a Patrick Swayze képmásával ellátott párnák és Marilyn Monroe egész alakos papír figurája mellett jól mutat Eames Shell széke is.

3. A létfontosságú kapcsolat improvizáció és innováció között

Az innováció új gondolkodásmódot és munkamódszert kíván

Az innovatív csoportok legfontosabb megkülönböztető jele, hogy improvizatív módon, könnyedén és szabadon váltanak egyik tevékenységről a másikra. Ezeknek az embereknek a Herman Miller „Clubhouse” az ideális munkaterület, ahol a Local bútorcsalád magasságállítható asztalai, mobil asztalai, elválasztó paneljei és tárolószekrényei kielégítik a változatos igényeket. A Google által végzett egyik kutatás szerint 81 százalékban kapcsolódik egymáshoz az innováció és a kollaboráció. Sok iroda nem követi a megváltozott munkamódszereket és nem alkalmazkodnak a kreatív és kollaboratív munkastílushoz. Nem így a „Clubhouse”, amely már nevéből fakadóan is a nagy kollaborációs igényű improzivatívan dolgozó munkatársak munkaterülete. A „Clubhouse” öt különböző funkciót kiszolgáló részbõl áll, amelyek az emberek közötti együttmûködést segítve egymás mellett helyezkednek el. Az egyéni munkahelyek lehetővé teszik az elmélyült munkavégzést, de a csapattagok közötti interakciót is segítik. Ez a „Clubhouse” bázisa, itt töltik el a legtöbb időt a munkatársak. A következő terület egy félig zárt tér, ahol kisebb csoportok is dolgozhatnak együtt. A központi találkozási ponton folyik a közösségi élet és a kommunikáció, itt elég hely van ahhoz, hogy minden munkatárs egyszerre legyen jelen. A negyedik rész olyan, mint egy fali újság, ahol mindenki megtekintheti a folyó munkákat. És nem hiányozhat az a privát tér sem, ahová el lehet vonulni bizalmas beszélgetéseket folytatni, vagy meditálni, gondolkozni.
 

4. Fuseproject

Az irodai környezet javíthatja az információk és az ötletek szabad áramlását a munkatársak között?

Yves Béhar az alapítója és vezető designere a „fuseproject” ipari design és márkaépítő cégnek. Amikor a Public Office Landscape bútorcsaládot tervezték a Herman Miller számára, éppen új helyre költözették a cégüket. Kézenfekvő volt, hogy a San Franciso-i régebben raktárnak használt épületben a Public Office Landscape új bútorával rendezzék be irodájukat a Herman Miller Living Office koncepciója szerint. Az új irodában elsősorban a kollaborációra került a hangsúly, az ötletek és információk áramlását kellett segíteni az egyes munkatársak és csoportok között. Az általuk tervezett Public Office Landscape egy teljesen új irodai kialakítást eredményezett, amelyben ugyanazoknak a bútorelemeknek a variálásával egy helyben hozhatók létre a különbözõ funkciók. Az egymással szemben vagy egymás mellett elhelyezett kis fotelek kitűnően alkalmasak a team munkára, de ha valaki jobban szeretne elmélyülni a munkájában, akkor a kis paravánok elhelyezésével ugyanott megteheti. A kis fotelekből és háttámlával ellátott padokból kisebb tárgyalószigetek is kialakíthatók a gyors megbeszélések számára. A Public Office Landscape nagy előnye, ahogy nevéből is következik, igazi közösségi térré szervezi az irodát, mozgásra, helyváltoztatásra ösztönöz és így mindenki látja ki mit csinál, rálátást nyer a munkafolyamatok egészére. A megjelenés pedig kifejezetten friss, ami egy design cég alapvető arculati követelménye.

5. Soludos – a cipőipari cégnek olyan irodára volt szüksége, amely kifejezi a márka jellegét

Espadrilles egy nagyon speciális cipőmárka volt, olyan hírességek viselték, mint Salvador Dali, Pablo Picasso vagy Grace Kelly. Amikor 2006 körül Nick Brown Londonból New Yorkba repült meglepetten látta, hogy ott nem ismerik a márkát. Öt év elteltével megalapította a Soludost, amely a mai kortárs változatát gyártja a klasszikus mediterrán cipőmárkának. A cég gyorsan fejlődött, és hamarosan rájöttek, hogy az irodájuk sem méretében, sem jellegében nem megfelelő. A nem túl tágas nyitott irodában zavarták egymást a munkatársak, elsősorban azok, akiknek sokat kellett telefonálniuk. A fő probléma pedig az volt, hogy a tér nem tükrözte a cég tevékenységét. Ezért a Soludos megbízta a New yorki székhelyű Homepolish belsőépítészeti céget, amely a Herman Millerrel együtt ügyfelük karakterének megfelelően alakította át az irodát. A Soludos az egyik legismertebb márka a divatszakmában, ezt kellett megjeleníteni az irodatérben is. A cégre jellemző arculati jegyek elsősorban a bemutatóteremben és az úgynevezett nappali-közösségi térben jelentek meg. Az eredmény egy olyan vendégszerető környezet lett, amely tele van kreatív energiával. A Homepolish egy tengerparti nappali szoba hangulatát jelenítette meg az irodatérben, amelyben vintage bútorok keveredtek a Herman Miller munkahelyeivel, például a „Cove” munkaállomásaival. A „Meeting” területekbe sok természetes fény áramlott be, ezeket a Layout Studio asztalaival és Setu tárgyalószékekkel rendezték be. A „Hive” egyéni és csoportos munkára alkalmas szigetei alkotják a fő munkaterületet, amely kiegészül a formális és informális tárgyalószigetekkel. Az egyik területen a design team kapott helyet, nem messze mellettük a termelés és a pénzügy munkatársaival, hogy szabadon tudjanak kommunikálni egymással.