1. Elõmozdíthatja- e az iroda tervezése a vállalati értékeket? (MASS Design tanulmány)
Boston szürke reggelén olyan érzés besétálni a Mass Design irodáiba, mintha Óz csodálatos világába csöppennénk. A non-profit építészeti iroda falain láthatók az általuk épített létesítmények - iskolák, kórházak – fotói. Számukra a térnek különleges jelentõsége van, egy hely ahol az emberek valami fontosat csinálnak. Az önkéntesek kis csapata ma már 75 fõs szervezet, amelynek tagjai a világ különbözõ helyein dolgoznak. Hitvallásukat, miszerint a tér hatással van viselkedésünkre, hogy az építészet befolyásolja az emberek fizikai, mentális egészségét, jelenlegi irodájukban is érvényesíteni akarták. A tágas loft épületbe költözés után azonban világossá vált számukra, hogy a három nagy helyiségre osztott irodában a munkatársak elkülönülnek egymástól, nincs olyan tér, ahol közös megbeszéléseket és kollaboratív munkavégzést folytathatnának. A Herman Miller Living Office koncepciója segített a gyakorlatban megvalósítani hitvallásukat. Az egyéni és csapatmunkát is lehetõvé tevõ „Hive” vált a Mass iroda egyik legjelentõsebb pontjává, hiszen ez a zóna alkalmas az egyes projektek megbeszéléseire és a csoportok egymás között is könnyen kommunikálhatnak. Ha valaki viszont szeretne egy idõre visszavonulni, akkor a „Havens” rejtekében zavartalanul tud koncentrálni a munkájára. A „Plaza” kényelmes ülõbútorokkal berendezett tágas tere pedig akár egy otthon étkezõje oda vonzza a munkatársakat beszélgetni, enni-inni, ünnepelni. A Mass Design csapata elõszeretettel használja saját irodájukat referenciának, amikor ügyfeleiket kell meggyõzni a tevékenységeknek és az embereknek megfelelõ tér fontosságáról.
2. Lehet-e az irodai tervezéssel közösséget építeni? (Tavistock tanulmány)
A Tavistock Development Company-nál az emberek nem az asztaluknál ebédelnek, miért is tennék, amikor élvezettel fogyaszthatják el ebédjüket az ingatlanfejlesztõ cég világos, ablakokkal övezett kávézójában. Azok a munkatársak, akik különbözõ területeken dolgoznak és munkájuk során nem kerülnének egymással kapcsolatba, itt találkozhatnak. Korábban, amikor a cég három egymástól elkülönült telephelyen mûködött, az emberek soha, még ebédidõben sem beszélgettek egymással. A régi irodák elkülönült és alulméretezett helyiségei egyaránt alkalmatlanok voltak az egyéni és csoportmunkára, de megbeszélések megtartására sem volt megfelelõ méretû konferenciaterem. A cég elnöke, Jim Zboril felismerte, hogy egy helyre kell összevonni a különbözõ helyen dolgozó munkatársakat, ezen kívül olyan munkahelyeket kell kialakítani, amelyek segítik az emberek közötti interakciókat. Ebben kérték a Herman Miller segítségét. „Amikor elõször sétáltunk végig a Herman Miller Michigani irodájában, amely élettel teli és világos volt, a hely energiája fogott meg” – mondta Zboril. Felkérték a Herman Millert, hogy a Living Office koncepció alapján az emberek igényeit és a napi munkafolyamatokat figyelembe véve tervezzék meg az irodát. A Herman Miller egy felméréssel kezdte az új irodakoncepció kialakítását, megnézték milyen volt a hatékonyság az átalakítás elõtt, alatt és után.
A Living Office koncepció kidolgozása során a munkavállalók meghatározták azokat a tevékenységeket, amelyeket az elõzõ munkahely támogatott, és amelyeket nem. A dolgozók egy csoportja 10 általános munkatevékenységbõl kiválasztotta a számukra legfontosabbakat és megnézték, hogy melyik munkahely típus felel meg leginkább ezeknek. A felmérés eredményei azt mutatták, hogy a Tavistock munkatársaknak leginkább a kollaboratív munkavégzésre van szükségük, a hosszú projekt egyeztetésektõl a gyors rövid megbeszélésekig. A Living Office koncepció alapján végül nyolc különbözõ zóna lett kijelölve, amelyek közül a legnépszerûbb a „Workshop” lett, ahol a projektmegbeszélések zajlanak és amelyet a munkatársak „brainstorming szobának” neveztek el. A „Workshopban” hosszan elnyúló álló magasságú asztalok és sok lapos képernyõ kapott helyet, mellettük telefonálásra is alkalmas foteles leülõ szigetekkel. A „Workshop” mellett további zónák lettek kijelölve, amelyek segítik az együttmûködést és a csoportmunkát. A félig zárt „Cove” például kitûnõen alkalmas az ötletek kicserélésére. A „Plazának” nevezett oldott hangulatú kávézóban nemcsak a munka témájú, hanem a hétvégi programokat is meg lehet beszélni. De ha valakinek arra van szüksége, hogy elvonuljon nyugodtan átgondolni egy bonyolultabb feladatot, vagy telefonálni akar vagy fogalmazni egy feljegyzést, akkor a „Haven” nyugalmában megteheti. A munkahelyek ergonómiai szempontból tökéletes berendezése, az állítható magasságú Renew asztal, a Flo monitorkarral és az Embody görgõs székkel a hosszú ideig tartó munkát is fáradtságmentessé teszik. Az új irodában mindenki érzékelheti, hogy sokkal dinamikusabb lett, több az energiája, ami a cég sikereit is növeli.
3. Alakítsa át nyitott irodáját produktív irodává!
A nyitott irodákban végzett felmérések szerint a zaj, a zavaró tényezõk, a személyes tér hiányával a legelégedetlenebbek a munkavállalók, és úgy érzik ezek miatt nem is tudnak hatékonyan dolgozni. Egy 700 fõs „nagyon eredményes munkavállaló” megkérdezése azt mutatta, hogy 54%-uk túl zavarónak találta az irodai környezetet, 58% pedig kevésnek találta a személyes teret, ahol végig tudná gondolni a problémák megoldását. A Herman Millernek arra is vannak javaslatai hogyan alakítható hatékonnyá a nyitott iroda anélkül, hogy költséges, állandó válaszfalakat húznánk a térben. Az üvegfalas elválasztással kialakítható olyan személyes tér, ahol a zavaró hatások kizárásával a feladatokra lehet összpontosítani, és koncentrált munkát végezni.
1., A nagy térben mobil tárolókkal, gurítható asztalkákkal, vagy nyitott elválasztó panelekkel gyorsan kialakíthatók intim terek, ahová el lehet vonulni, de gyorsan átalakíthatók, ha a kollégákkal szeretnénk együttmûködni. Zöld növényszigetekkel és akváriumokkal is megoldható az elválasztás.
2., Az egyes munkaterületek elhatárolása végezhetõ burkolatokkal, világítással és színekkel. Kutatások kimutatták, hogy az erõsebb fény energetizál, a dimmelhetõ pedig a kreativitást növeli.
3., Útvonalak kijelölhetõk a padlón, a falakon és a mennyezeten, akár az anyagok váltásával, üveg és teli panelek használatával.
4. Együtt mindannyian
Sok cég még mindig nem ismeri fel a munkahelyekbe történõ beruházás fontosságát. Pedig nagyon fárasztó és költséges olyan irodában dolgozni, ahol a bútorok és a technikai eszközök nincsenek szinkronban a feladatokkal és az emberekkel. Az irodatervezés és berendezés holisztikus szemléletmódja jelentõsen hozzájárulhat a cég sikerességéhez.
Megbeszélések késve történõ kezdését gyakran okozza, hogy nehéz beüzemelni a technikai rendszereket. A Microsoft felmérése szerint, ha minden tárgyalás csak 10 percet késik, ez több mint egy hetes kiesést jelent a munkavállalóknál éves szinten.
Az irodákat kialakító cégek gyakran beleesnek abba a hibába, hogy sztenderd munkahelyeket terveznek, amelyek egyéni íróasztalokból és tárgyalókból állnak. A Herman Miller Living Office koncepciója ezzel szemben olyan irodatereket hoz létre, amely figyelembe veszi a munkatársak igényeit és a tevékenységeknek megfelelõ zónákat a szervezet céljainak megfelelõen jelöli ki, megvizsgálva a különbözõ funkciókat, azok terület- és eszközigényét, valamint az információáramlás gyakoriságát, a kommunikáció jellegét és csatornáit. A Living Office összesen 10 féle munkatípusnak 10 féle zónát jelöl ki, amelyek lefedik a 21. századi irodai élet egyéni és közösségi térszervezési, berendezési és eszközszükségleteit. A nem hatékony irodaterek legtöbbször azért jönnek létre, mert a döntéshozók elfelejtik, hogy az irodatervezésnek és átalakításnak mind a szervezet, mind az emberek számára megfelelõen kell megtörténnie, és a humán tényezõ kihagyása késõbb jelentõs hatékonyságromlást eredményez. Például egy tárgyaló esetében a székek elhelyezése zavarhatja a videokamerát, a téglalap alakú asztal pedig akadályozza a kijelzõre történõ rálátást minden oldalról. Ezek kevesebb székkel és kör alakú asztallal kiküszöbölhetõek, a tárgyalók mellett pedig a tárgyalás elõtti Warm Up és utáni Cool Down foteles beszélgetõ sarkok is létrehozhatók.
